Автоматизация сетей ресторанов и кафе
Подписаться на разделКаждый владелец ресторана или кафе знает, каким должно быть его заведение, и мечтает об идеальном менеджере, который обеспечит правильную и эффективную работу. Таким идеальным менеджером могут стать современные автоматизированные системы управления предприятием.
Кризис и автоматизация
– Кризис жестко, но справедливо отсортировал ресторанный рынок, позволив выжить наиболее востребованным и эффективным заведениям – говорит Евгений НАЙДИН, начальник отдела автоматизации компании «АРТО». – У демократичных сетевых концепций шансов сохранить бизнес было больше всего, но фокус внимания их владельцев существенно сместился в сторону снижения издержек и обеспечения централизованного управления. Рынок постепенно набирает обороты, и новый уровень управляемости дает возможность начать новую экспансию. Сегодня необходимо в реальном времени контролировать бизнес и управлять ресторанной сетью, получая максимальный эффект от вложенных инвестиций.
– Изначально правильно выстроенная система управления может стать для кафе, ресторана той самой точкой опоры, которая позволит серьезно раскрутить заведение, или создать ресторанную сеть, тиражируя успешную концепцию – напоминает Владислав ГРИШЕНКО, руководитель группы внедрений компании «Ориент-96». – Поэтому в идеале информационное решение должно быть полнофункциональным, предварительно сконфигурированным и легко настраиваемым, а также иметь потенциал для масштабирования в случае развития бизнеса. Сейчас многие поставщики предлагают специальные «коробочные» решения для небольших заведений. И если руководствоваться не только стоимостью продукта, а соотношением параметров «цена - функциональность - сервис - потенциал для развития», то быстрая окупаемость проекта будет обеспечена.
Концепция заведения и выбор системы
– Концепция автоматизируемого заведения и его размер также играют роль в процессе автоматизации – говорит Владислав ГРИШЕНКО. – Для небольших баров и кафе нет необходимости в использовании большого количества официантских станций, соответственно с точки зрения функциональных возможностей подходит практически любая система. В этом случае нет необходимости требовать от внедряемого решения «умных» дисконтных схем и «хитрых» CRM- модулей для управления лояльностью посетителей (дисконтные карты, накопительные скидки, рассылка SMS-сообщений и т.п.)
Крупные рестораны с несколькими залами требуют большего количества официантских станций. Там система автоматизации должна поддерживать сложную структуру производственных подразделений предприятия (залы, кухни, цеха ит.д.), обеспечивать персоналу единую базу заказов по всему предприятию в целом. В таких случаях обычных видов скидок бывает уже недостаточно. В программном обеспечении должны быть предусмотрены расширенные виды дисконтных схем (например, «третья кружка пива - бесплатно»), возможность работы с рекламными акциями (сегодня в дневное время на коктейль «Мохито» установлена специальная цена), клубные схемы обслуживания посетителей («карта на входе») и т.д. Отдельно хочется выделить сетевые ресторанные проекты и холдинги, которые все активнее развиваются в России и являются наиболее прибыльными и устойчивыми на рынке. Традиционно к сетевым форматам принадлежат заведения быстрого питания, разнообразные кофейни, рестораны free-flow, бары. В последние годы стали развиваться и более концептуальные сетевые проекты – «тиражируемые» рестораны средней ценовой категории.
Особенности сетевых заведений
Преимущества работы в сетевом формате очевидны. В отличие от «одиночек» ресторанные сети могут существенно минимизировать затраты за счет корпоративных цен поставки, скидок и длительных партнерских отношений с поставщиками. Выделение центрального управленческого офиса снижает издержки на содержание административного персонала и бухгалтерии. Единые стандарты организации большинства технологических процессов, включая требования к качеству кухни и обслуживания, способствуют повышению лояльности клиентов. Как следствие, сетевой бизнес отличает большая доходность и конкурентоспособность на рынке. Однако сетевые амбиции требуют от ресторатора соответствующих подходов к организации работ всех подразделений предприятия. В отличие от одиночных заведений, обычными условиями работы ресторанных сетей являются:
- расширенные объемы закупок и продаж;
- территориальная удаленность ресторанов от управляющего центра;
- единые корпоративные стандарты производственных процессов и уровня сервиса.
Указанная специфика – дополнительная причина для разработки схемы управления сетевыми структурами, кардинально отличающейся от принципов управления отдельным рестораном.
Если говорить о сетевых предприятиях, то залогом успеха является централизованная политика управления, последовательно и четко проводимая во всех филиалах. Чем крупнее структура, тем сложнее ею управлять. Управленческие ошибки, неэффективный бизнес-процесс повышают стоимость внедряемого решения. Поэтому система управления ресторанной сетью должна автоматизировать работу всей компании, включая центральный офис, производственно-распределительные комплексы, склады и рестораны. Эффективно управляя внутрисетевыми товарно-производственными потоками, можно поддерживать объем запасов на оптимальном уровне, достаточном для обеспечения бесперебойных продаж, минимизируя затраты на закупку и хранение продуктов и не допуская их порчи. Очень важна возможность устанавливать ценовую политику в рамках сети ресторанов, реализовывать программы лояльности, проводить маркетинговые акции и анализировать их результаты, а также централизованно управлять персоналом и создавать схемы мотивации персонала.
– Планирование фонда заработной платы – это трудоемкая и ответственная работа, – говорит Евгений НАЙДИН. – Если официантов и поваров в смене будет недостаточно – неизбежны задержки в подаче и недовольство гостей. Если слишком много – это большие затраты по зарплате. Программа должна иметь Удобный планировщик расписания, позволяющий выбрать количество сотрудников в сменах в строгом соответствии с прогнозируемой выручкой по каждому дню недели. Эффективные схемы мотивации, включая автоматическое начисление премий и штрафов, в сочетании с надежными инструментами контроля над персоналом позволяют обеспечить высокую дисциплину во всех ресторанах сети, поощрять лучших и предупреждать возможные злоупотребления.
– Аппаратная часть также имеет свои особенности, зависящие от концепции заведения – дополняет Владислав ГРИШЕНКО. – Например, для заведений, работающих по схеме fast-food, нет необходимости приобретать принтеры сервис-печати (распечатка заданий повару на приготовление блюд по заказу) – все блюда уже готовы. Для схемы table-service (с официантом), напротив, требуется обязательное наличие подобных принтеров. Готовых блюд нет, их необходимо готовить в соответствии с заказами от посетителей.
Технология и системы автоматизации
В заведениях общепита, также как и на других предприятиях, чаще всего автоматизируют отдельные бизнес-процессы. Однако, легко понять, что такой подход далек от оптимального. Это снижает эффективность бизнеса в целом – начиная с неудобной системы управления и контроля, и заканчивая махинациями сотрудников и невозможностью достичь ожидаемого уровня сервиса. Обычно происходит так: в начале работы предприятие устанавливает простую недорогую программу, однако через некоторое время понимает, что заведение «переросло» такую систему, и для работы требуется на порядок больше функций и возможностей. В этот момент приходит решение о приобретении полноценной специализированной системы. Затрат при таком варианте на порядок больше, не говоря уж о потерях от перестройки работы.
– Компания «АРТО» предлагает для решения задач инновационную систему управления ресторанной сетью iikoChain – говорит Евгений НАЙДИН. – С помощью iikoChain можно управлять концепцией ресторанной сети: стандарты обслуживания, новые цены и спецпредложения мгновенно передаются из центрального офиса во все рестораны и автоматически вступают в силу в назначенный срок. Используя мощный аналитический инструментарий iiko, вы сможете на ежедневной основе сравнивать расходные и доходные статьи разных ресторанов, выделяя наиболее успешные заведения и определяя, что следует изменить в остальных, чтобы они начали приносить больше прибыли. Хорошо известно, что недостачи инвентаризаций, завышенные закупочные цены и неоправданные показатели по зарплате – все основные проблемы можно эффективно блокировать только «по горячим следам». Спустя месяц исправить ситуацию, как правило, невозможно. iikoChain консолидирует складскую и финансовую информацию от всех ресторанов сети еще до окончания рабочего дня. Автоматический список опасных и проблемных транзакций, автоматический контроль закупочных цен позволит контролеру центрального офиса вмешаться на том этапе, когда проблему еще можно исправить. iikoChain позволяет по нажатию одной кнопки оценить состояние бизнеса: официант еще не успел принести гостю сдачу, а вы, сидя с ноутбуком в аэропорту, видите список проданных им блюд, ингредиенты этих блюд уже списаны со склада, в отчете о прибылях и убытках отразился соответствующий доход, а самому сотруднику начислена премия за проданное «блюдо дня» и процент с продаж за весь заказ. Для эффективного управления сетью очень важно оперативно получать и консолидировать информацию о продажах из удаленных заведений. Система iiko помогает быстро и легко справляться с теми задачами, для решения которых ранее приходилось часами вручную собирать данные из разных программ. Любой отчет по персоналу, финансам или складу доступен по нажатию одной кнопки и формируется на основе актуальных данных, что позволяет быстро принимать правильные решения. Именно по этим причинам владельцы сети народных ресторанов «Хмель», «Штаб», сеть кафе «Лепота», сеть фаст-фудов «Бранч» и др., выбрали в качестве системы управления iikoChain, а в роли интегратора компанию «АРТО».
По мнению Владислава ГРИШЕНКО, наиболее используемыми программными продуктами при автоматизации общепита вообще и предприятий быстрого питания, в частности, являются Трактиръ, TillyPad, Айтида HoReCa:
– Айтида HoReCa, относительно недавно появившаяся, но хорошо себя зарекомендовавшая система управления предприятием общественного питания, является программной класса back-office. Она проста в настройке, постоянно развивается и, что самое главное, интуитивно понятна для пользователя. «Frontol Ресторан» в настоящий момент одна из самых известных и надежных систем класса front-office, которая довольно проста для понимания персонала, а также обладает всем необходимым функционалом. Компания Ориент-96 подбирает и устанавливает именно то программное обеспечение, которое будет более функциональным, и будет соответствовать специфике деятельности предприятия в зависимости от его формата и поставленных задач. Среди наших автоматизированных предприятий: Кафе Мацури, пивные рестораны Бавария, кафе Петруня, кулинария Люкс и другие.
До недавнего времени в ресторане или кафе автоматизировали два основных участка - кассу и склад. Сегодня этого уже недостаточно. В острой конкурентной борьбе, особенно в момент кризиса, нужно владеть всеми бизнес-процессами на предприятии. И к сетевым заведениям это относится в полной мере.
Кризис и автоматизация
– Кризис жестко, но справедливо отсортировал ресторанный рынок, позволив выжить наиболее востребованным и эффективным заведениям – говорит Евгений НАЙДИН, начальник отдела автоматизации компании «АРТО». – У демократичных сетевых концепций шансов сохранить бизнес было больше всего, но фокус внимания их владельцев существенно сместился в сторону снижения издержек и обеспечения централизованного управления. Рынок постепенно набирает обороты, и новый уровень управляемости дает возможность начать новую экспансию. Сегодня необходимо в реальном времени контролировать бизнес и управлять ресторанной сетью, получая максимальный эффект от вложенных инвестиций.
– Изначально правильно выстроенная система управления может стать для кафе, ресторана той самой точкой опоры, которая позволит серьезно раскрутить заведение, или создать ресторанную сеть, тиражируя успешную концепцию – напоминает Владислав ГРИШЕНКО, руководитель группы внедрений компании «Ориент-96». – Поэтому в идеале информационное решение должно быть полнофункциональным, предварительно сконфигурированным и легко настраиваемым, а также иметь потенциал для масштабирования в случае развития бизнеса. Сейчас многие поставщики предлагают специальные «коробочные» решения для небольших заведений. И если руководствоваться не только стоимостью продукта, а соотношением параметров «цена - функциональность - сервис - потенциал для развития», то быстрая окупаемость проекта будет обеспечена.
Концепция заведения и выбор системы
– Концепция автоматизируемого заведения и его размер также играют роль в процессе автоматизации – говорит Владислав ГРИШЕНКО. – Для небольших баров и кафе нет необходимости в использовании большого количества официантских станций, соответственно с точки зрения функциональных возможностей подходит практически любая система. В этом случае нет необходимости требовать от внедряемого решения «умных» дисконтных схем и «хитрых» CRM- модулей для управления лояльностью посетителей (дисконтные карты, накопительные скидки, рассылка SMS-сообщений и т.п.)
Крупные рестораны с несколькими залами требуют большего количества официантских станций. Там система автоматизации должна поддерживать сложную структуру производственных подразделений предприятия (залы, кухни, цеха ит.д.), обеспечивать персоналу единую базу заказов по всему предприятию в целом. В таких случаях обычных видов скидок бывает уже недостаточно. В программном обеспечении должны быть предусмотрены расширенные виды дисконтных схем (например, «третья кружка пива - бесплатно»), возможность работы с рекламными акциями (сегодня в дневное время на коктейль «Мохито» установлена специальная цена), клубные схемы обслуживания посетителей («карта на входе») и т.д. Отдельно хочется выделить сетевые ресторанные проекты и холдинги, которые все активнее развиваются в России и являются наиболее прибыльными и устойчивыми на рынке. Традиционно к сетевым форматам принадлежат заведения быстрого питания, разнообразные кофейни, рестораны free-flow, бары. В последние годы стали развиваться и более концептуальные сетевые проекты – «тиражируемые» рестораны средней ценовой категории.
Особенности сетевых заведений
Преимущества работы в сетевом формате очевидны. В отличие от «одиночек» ресторанные сети могут существенно минимизировать затраты за счет корпоративных цен поставки, скидок и длительных партнерских отношений с поставщиками. Выделение центрального управленческого офиса снижает издержки на содержание административного персонала и бухгалтерии. Единые стандарты организации большинства технологических процессов, включая требования к качеству кухни и обслуживания, способствуют повышению лояльности клиентов. Как следствие, сетевой бизнес отличает большая доходность и конкурентоспособность на рынке. Однако сетевые амбиции требуют от ресторатора соответствующих подходов к организации работ всех подразделений предприятия. В отличие от одиночных заведений, обычными условиями работы ресторанных сетей являются:
- расширенные объемы закупок и продаж;
- территориальная удаленность ресторанов от управляющего центра;
- единые корпоративные стандарты производственных процессов и уровня сервиса.
Указанная специфика – дополнительная причина для разработки схемы управления сетевыми структурами, кардинально отличающейся от принципов управления отдельным рестораном.
Если говорить о сетевых предприятиях, то залогом успеха является централизованная политика управления, последовательно и четко проводимая во всех филиалах. Чем крупнее структура, тем сложнее ею управлять. Управленческие ошибки, неэффективный бизнес-процесс повышают стоимость внедряемого решения. Поэтому система управления ресторанной сетью должна автоматизировать работу всей компании, включая центральный офис, производственно-распределительные комплексы, склады и рестораны. Эффективно управляя внутрисетевыми товарно-производственными потоками, можно поддерживать объем запасов на оптимальном уровне, достаточном для обеспечения бесперебойных продаж, минимизируя затраты на закупку и хранение продуктов и не допуская их порчи. Очень важна возможность устанавливать ценовую политику в рамках сети ресторанов, реализовывать программы лояльности, проводить маркетинговые акции и анализировать их результаты, а также централизованно управлять персоналом и создавать схемы мотивации персонала.
– Планирование фонда заработной платы – это трудоемкая и ответственная работа, – говорит Евгений НАЙДИН. – Если официантов и поваров в смене будет недостаточно – неизбежны задержки в подаче и недовольство гостей. Если слишком много – это большие затраты по зарплате. Программа должна иметь Удобный планировщик расписания, позволяющий выбрать количество сотрудников в сменах в строгом соответствии с прогнозируемой выручкой по каждому дню недели. Эффективные схемы мотивации, включая автоматическое начисление премий и штрафов, в сочетании с надежными инструментами контроля над персоналом позволяют обеспечить высокую дисциплину во всех ресторанах сети, поощрять лучших и предупреждать возможные злоупотребления.
– Аппаратная часть также имеет свои особенности, зависящие от концепции заведения – дополняет Владислав ГРИШЕНКО. – Например, для заведений, работающих по схеме fast-food, нет необходимости приобретать принтеры сервис-печати (распечатка заданий повару на приготовление блюд по заказу) – все блюда уже готовы. Для схемы table-service (с официантом), напротив, требуется обязательное наличие подобных принтеров. Готовых блюд нет, их необходимо готовить в соответствии с заказами от посетителей.
Технология и системы автоматизации
В заведениях общепита, также как и на других предприятиях, чаще всего автоматизируют отдельные бизнес-процессы. Однако, легко понять, что такой подход далек от оптимального. Это снижает эффективность бизнеса в целом – начиная с неудобной системы управления и контроля, и заканчивая махинациями сотрудников и невозможностью достичь ожидаемого уровня сервиса. Обычно происходит так: в начале работы предприятие устанавливает простую недорогую программу, однако через некоторое время понимает, что заведение «переросло» такую систему, и для работы требуется на порядок больше функций и возможностей. В этот момент приходит решение о приобретении полноценной специализированной системы. Затрат при таком варианте на порядок больше, не говоря уж о потерях от перестройки работы.
– Компания «АРТО» предлагает для решения задач инновационную систему управления ресторанной сетью iikoChain – говорит Евгений НАЙДИН. – С помощью iikoChain можно управлять концепцией ресторанной сети: стандарты обслуживания, новые цены и спецпредложения мгновенно передаются из центрального офиса во все рестораны и автоматически вступают в силу в назначенный срок. Используя мощный аналитический инструментарий iiko, вы сможете на ежедневной основе сравнивать расходные и доходные статьи разных ресторанов, выделяя наиболее успешные заведения и определяя, что следует изменить в остальных, чтобы они начали приносить больше прибыли. Хорошо известно, что недостачи инвентаризаций, завышенные закупочные цены и неоправданные показатели по зарплате – все основные проблемы можно эффективно блокировать только «по горячим следам». Спустя месяц исправить ситуацию, как правило, невозможно. iikoChain консолидирует складскую и финансовую информацию от всех ресторанов сети еще до окончания рабочего дня. Автоматический список опасных и проблемных транзакций, автоматический контроль закупочных цен позволит контролеру центрального офиса вмешаться на том этапе, когда проблему еще можно исправить. iikoChain позволяет по нажатию одной кнопки оценить состояние бизнеса: официант еще не успел принести гостю сдачу, а вы, сидя с ноутбуком в аэропорту, видите список проданных им блюд, ингредиенты этих блюд уже списаны со склада, в отчете о прибылях и убытках отразился соответствующий доход, а самому сотруднику начислена премия за проданное «блюдо дня» и процент с продаж за весь заказ. Для эффективного управления сетью очень важно оперативно получать и консолидировать информацию о продажах из удаленных заведений. Система iiko помогает быстро и легко справляться с теми задачами, для решения которых ранее приходилось часами вручную собирать данные из разных программ. Любой отчет по персоналу, финансам или складу доступен по нажатию одной кнопки и формируется на основе актуальных данных, что позволяет быстро принимать правильные решения. Именно по этим причинам владельцы сети народных ресторанов «Хмель», «Штаб», сеть кафе «Лепота», сеть фаст-фудов «Бранч» и др., выбрали в качестве системы управления iikoChain, а в роли интегратора компанию «АРТО».
По мнению Владислава ГРИШЕНКО, наиболее используемыми программными продуктами при автоматизации общепита вообще и предприятий быстрого питания, в частности, являются Трактиръ, TillyPad, Айтида HoReCa:
– Айтида HoReCa, относительно недавно появившаяся, но хорошо себя зарекомендовавшая система управления предприятием общественного питания, является программной класса back-office. Она проста в настройке, постоянно развивается и, что самое главное, интуитивно понятна для пользователя. «Frontol Ресторан» в настоящий момент одна из самых известных и надежных систем класса front-office, которая довольно проста для понимания персонала, а также обладает всем необходимым функционалом. Компания Ориент-96 подбирает и устанавливает именно то программное обеспечение, которое будет более функциональным, и будет соответствовать специфике деятельности предприятия в зависимости от его формата и поставленных задач. Среди наших автоматизированных предприятий: Кафе Мацури, пивные рестораны Бавария, кафе Петруня, кулинария Люкс и другие.
До недавнего времени в ресторане или кафе автоматизировали два основных участка - кассу и склад. Сегодня этого уже недостаточно. В острой конкурентной борьбе, особенно в момент кризиса, нужно владеть всеми бизнес-процессами на предприятии. И к сетевым заведениям это относится в полной мере.
| Разместил: | Владимир ПОЛИКАРПОВ |
| Источник: | журнал "Торговое оборудование на Урале" |
| Учетная запись: | АРТО |
| Дата: | 08.06.10 |
Ещё статьи
|
|
